Di era transformasi digital, dokumen merupakan aset perusahaan yang sangat berharga. MENTAYAERP Document Management System (DMS) menghadirkan platform terintegrasi untuk mengelola seluruh dokumen perusahaan secara terpusat, aman, terstruktur, dan mudah diakses. Mulai dari kontrak, invoice, purchase order, dokumen legal, SOP, gambar teknik, dokumen proyek, hingga arsip SDM, semuanya tersimpan dalam satu sistem dengan pengelolaan yang rapi sehingga mengurangi risiko kehilangan dokumen, duplikasi data, serta kesalahan administrasi.
Didukung teknologi Artificial Intelligence (AI), MENTAYAERP DMS mampu melakukan klasifikasi dokumen secara otomatis, Optical Character Recognition (OCR), ekstraksi informasi penting, pencarian berbasis bahasa alami, hingga rekomendasi dokumen yang relevan sesuai kebutuhan pengguna. Dengan AI, proses pencarian yang sebelumnya memerlukan waktu berjam-jam dapat diselesaikan hanya dalam hitungan detik, sehingga meningkatkan produktivitas dan mempercepat pengambilan keputusan bisnis.
MENTAYAERP DMS dirancang dengan fitur Enterprise Content Management (ECM) yang lengkap, meliputi folder management, metadata management, document versioning, check-in/check-out, approval workflow, digital signature, document numbering otomatis, retention policy, audit trail, serta pengendalian hak akses berdasarkan divisi, jabatan, proyek, maupun tingkat kerahasiaan dokumen. Setiap perubahan dokumen tercatat secara detail sehingga menjamin transparansi, akuntabilitas, dan kepatuhan terhadap standar tata kelola perusahaan.
Keamanan menjadi prioritas utama dalam MENTAYAERP DMS. Sistem dilengkapi dengan role-based access control (RBAC), enkripsi data saat penyimpanan maupun transmisi, Multi-Factor Authentication (MFA), histori aktivitas pengguna, backup otomatis, disaster recovery, serta pengaturan masa berlaku dokumen. Dengan demikian, perusahaan dapat melindungi informasi strategis sekaligus memenuhi kebutuhan audit internal maupun regulasi industri secara lebih mudah dan terpercaya.
Sebagai bagian dari ekosistem MENTAYAERP, seluruh dokumen terhubung langsung dengan modul ERP seperti CRM, Sales, Purchasing, Inventory, Manufacturing, Project Management, Asset Management System (AMS), Human Resource Management (HRM), Finance & Accounting, Quality Management, hingga Maintenance. Setiap transaksi bisnis secara otomatis menghasilkan dan mengarsipkan dokumen terkait, sehingga seluruh proses berjalan tanpa duplikasi pekerjaan dan seluruh informasi selalu konsisten di seluruh organisasi.
MENTAYAERP DMS juga menyediakan kolaborasi digital yang modern melalui fitur komentar, anotasi dokumen, tugas persetujuan, notifikasi otomatis, pengingat masa berlaku kontrak, berbagi dokumen secara aman, portal pelanggan maupun vendor, serta akses melalui desktop, tablet, dan smartphone. Tim dapat bekerja dari mana saja dengan tetap menjaga keamanan informasi, mempercepat koordinasi lintas departemen, serta meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Dengan arsitektur berbasis cloud maupun on-premise, MENTAYAERP DMS menawarkan solusi yang sangat cost effective dibandingkan pengelolaan dokumen konvensional maupun aplikasi yang berdiri sendiri. Perusahaan dapat mengurangi penggunaan kertas, biaya pencetakan, ruang arsip fisik, biaya distribusi dokumen, serta waktu administrasi secara signifikan. Investasi yang lebih rendah dengan produktivitas yang lebih tinggi menjadikan MENTAYAERP sebagai solusi ideal bagi perusahaan kecil, menengah, hingga enterprise di berbagai sektor industri.
MENTAYAERP Document Management System (DMS) + AI bukan sekadar tempat penyimpanan dokumen, melainkan pusat pengetahuan (Knowledge Management Platform) yang membantu perusahaan mengelola informasi secara cerdas, aman, dan terintegrasi. Dengan fitur Enterprise Content Management yang lengkap, kecerdasan AI, keamanan berstandar enterprise, integrasi penuh dengan seluruh modul MENTAYAERP, serta Total Cost of Ownership (TCO) yang rendah, MENTAYAERP memberikan fondasi digital yang kuat untuk meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat inovasi, mengurangi biaya, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Informasi lebih lanjut, Hubungi 0878-4681-3641, 0818-4820-35, info@mentaya.co.id
